1.) Einführung
2.) 5 Prinzipien von Lean Thinking
3.) Strategien zum nachhaltigen Erfolg
4.) Methoden und Tools
5.) Kurzfazit
1.) Einführung
Lean Management bedeutet vereinfacht gesagt mehr Werte zu schaffen mit weniger Verschwendung. Das Unternehmen ist um regelmäßige Qualitätsverbesserungen bemüht und will überflüssige Aufwände vermeiden, wodurch die Gesamtkosten sinken. Hierzu zählen Methoden und Instrumente des traditionellen Management und Lean Management (hybrider Ansatz).
Entscheidend ist es jedoch zu erkennen, dass es keine Schablonen gibt, die auf alle Projekte angewandt werden können, sondern lediglich verschiedene Prinzipien, Strategien und Methoden. Mehr dazu in diesem Beitrag.
2.) Die 5 Prinzipien von Lean Thinking
Der Kunde steht hier im Zentrum, d.h. der Fokus liegt auf den Punkten, die für ihn wichtig sind. Der Kunde kann hier extern oder intern ein Mitarbeiter sein. Dabei gelten 5 Prinzipien im Bezug auf das Gesamtunternehmen:
– Welche Aktivitäten und Aufwände liefern konkret einen Mehrwert für den Kunden?
– Wie entstehen Werte im Unternehmen?
– Erzeuge Fluss (Flow) durch die Vermeidung von Verschwendung (bewusstes weglassen von Prozessen, die keinen Wert bringenden)
– reagiere auf die Kundenbedürfnisse
– strebe Perfektion an
3.) Strategien zum nachhaltigen Erfolg
– schnell liefern
– Werte erzeugen
– Ballast vermeiden und Qualität fördern–> dadurch werden Ressourcen effizienter genutzt, was die Nachhaltigkeit fördert
– lernen fördern und Eigenverantwortung stärken, wodurch die Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung gestärkt wird
– Commitment herauszögern
– das große Ganze optimieren
4.) Methoden und Tools
Es gibt hierzu viele verschiedene Methoden und Tools, u.a. mit Fokus auf die Produktionsprozesse und Reduziereung der Fehlerrate. Diese können je nach Projektmanagementphase oder in technische/soziale eingeteilt werden.
Anbei eine Übersicht zu den verschiedenen Phasen:
1.) Initierung und Definition des Projekts
2.) Rollen und Aufgabenverteilung
3.) Planung mit Berücksichtigung von Chancen und Risiken
4.) Realisierung/Steuerung
5.) Abschluss mit Berichterstattung und Teilen der Erfolge
Technische Methoden sind z. B. die Wertstromanalyse, Engpasstheorie, 5S, Flow, Balanced Scorecard, 6 Sigma,…
Soziale Methoden dagegen sind z. B. Brainstorming, Interview, Teambuilding, Gamification….
Auf eine, die 5S-Methode möchte ich jetzt etwas konkreter eingehen, da sie in der Fertigung, Produktion oder im Büro- auch im Homeoffice- eine wichtige Rolle spielt. Ihr Ziel ist es, dass die Arbeitsplätze aufgeräumt und übersichtlich gestaltet sind. Sie kann eingesetzt werden, wenn Standardisierung möglich ist und mehr reaktiv statt proaktiv gehandelt werden soll (Optimierung des Arbeitsplatzs), um somit die Zeit fürs Suchen von Gegenständen, Dokumenten, Ladekabeln, Warten o.ä. zu reduzieren.
Dabei gilt es 5 Schritte zu beachten: Diese sind:
1.) Sortieren: Welche Gegenstände sind nötig, nur manchmal nötig und welche sind überflüssig? Markiere diese ggf. und sortiere die überflüssigen aus!
2.) Systematisieren: Ordne die Gegenstände sinnvoll und effektiv an- berücksichtige dabei die Faktoren Ergonomie und Verwendungshäufigkeit. In manchen Prozessen ist auch die Reihenfolge der Verwendung wichtig! Wichtig nach diesem Schritt ist, dass alle Gegenstände ihren eigenen Platz haben, sie leicht zugänglich sind und alles gut geordnet ist. Idealerweise machst Du ein Foto vom Arbeitsplatz, damit Du immer weisst, wie dieser angeordnet sein sollte.
3.) Sauber halten: Achte darauf, dass Dein Arbeitsplatz sauber und hygienisch ist. Ursachen für die Entstehung von Müll sollten so gut wie möglich entfernt werden. Dieser Aspekt ist nicht nur wichtig, wenn Besucher kommen. Du wirst Dich auch wohler fühlen an einem Arbeitsplatz, der sauber ist. Neben der Reinigung ist hierbei aber auch die Inspektion wichtig. Du solltest regelmäßig überprüfen, ob der Arbeitsplatz noch richtig geordnet ist, ob es Abweichungen oder irgendwelche Mängel gibt, die du noch beheben musst.
4.) Standardisieren: Dies gilt idealerweise für den ganzen Arbeitsplatzbereich, um z.B. die Eingewöhnung beim Arbeitsplatzwechsel zu erleichtern oder bei Routinetätigkeiten. Dies kann mit Hilfe von Checklisten, Begrenzungen oder der Verwendung einer einheitlichen Kommunikationsoftware im ganzen Unternehmen erfolgen.
5.) Selbstdisziplin üben: Dies gilt nicht nur für Dich sondern auch ggü. den Kollegen. Denn somit können alle produktiver und mit mehr Flow arbeiten. Diese gilt es zu trainieren, denn Gewohnheiten sind mächtig und bedürfen verschiedener Faktoren, um diese zu ändern, damit die vorigen Punkte auch umgesetzt werden.
5.) Kurzfazit
Lean bedeutet nicht, alle unbeliebten Aufgaben zu vernachlässigen und zu streichen, sondern nur die Aufgaben, wo nicht werterzeugend sind. Je nach Branche, Problemstellung, Team und persönlichen Vorlieben gilt es den passenden Projektmanagmentansatz mit den passenden Methoden und Tools zu wählen. Die Projekte können in komplexe, komplizierte, chaotische oder simple eingeteilt werden. Idealerweise wird die Methodik gewählt, mit der Zeit und Ressourcen bestmöglich eingesetzt werden!
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